У вас отключен JavaScript
Для пользования сайтом, необходимо, чтобы JavaScript был включен. Посмотреть как включить, выберите свой браузер:

IT аудит: лучшее лечение-профилактика. Аудит бизнес-процессов

 

Бизнес-процессы: нет предела совершенству.

Наверняка, вам будет интересно и полезно посмотреть на привычные для вас бизнес-процессы чужими глазами.

Из этой статьи вы узнаете, что такое аудит бизнес-процессов, нужен ли он именно вам и что вы получите в результате его проведения.

 

Чем отличается IT аудит бизнес-процессов от обычного аудита?

В ходе обычного аудита проверяется соответствие бизнес-процессов требованиям стандартов и спецификаций.

В качестве IT аудиторов бизнес-процессов мы смотрим, как работают процессы, как используются ресурсы, насколько доволен заказчик. И затем на основании полученных результатов предлагаем свои решения для оптимизации ваших бизнес-процессов: в результате вы получаете готовый набор инструментов и подробную инструкцию к нему, с помощью которых вы сможете автоматизировать процессы и тем самым сэкономить ваши время и ресурсы.

 

 

КАК ПОНЯТЬ, ЧТО НЕОБХОДИМ IT АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

Можно выделить несколько ситуаций, в которых стоит задуматься о проведении такого аудита:

  • компания переживает достаточно спокойный период: процессы отлажены, прибыль стабильна, заказчики довольны качеством. Вы не планируете серьезных изменений и расширения бизнеса, но у вас есть время, чтобы посмотреть на используемые бизнес-процессы со стороны. Тогда самое время провести аудит для того, чтобы:
  • проверить, есть ли среди используемых вами бизнес-процессов те, которые могут в ближайшем будущем проявить себя как “слабое звено”, и получить инструмент для укрепления таких “звеньев”;
  • пока у вас есть для этого время, выяснить какие еще каналы увеличения прибыли/эффективности скрывают в себе используемые процессы, как открыть эти каналы и эффективно использовать.

Очень часто мы привыкаем к бизнес-процессам и чувствуем себя спокойно, зная, что привычный метод точно сработает. Одна мысль о том, что нужно что-то менять вызывает дискомфорт и отрицание.

Поэтому, клиенты (которые тоже совсем не думали о возможном провале) зачастую прибегают к нам в панике, когда ситуация уже дошла до критической точки, и нужно срочное решение.

Но ведь вы же не ждете пока зуб неожиданно разболится и сделает вашу жизнь невыносимой, а регулярно ходите к стоматологу. Вам не придет в голову дожидаться, пока ваш автомобиль развалится посреди дороги – вы регулярно проверяете его техническое состояние. То же самое и с бизнес-процессами. Им тоже нужна профилактика.

  • в работе компании наблюдаются регулярные накладки, сроки исполнения проектов/задач не всегда соблюдаются или практически никогда не соблюдаются, заказчики систематически недовольны результатом, прибыль нестабильна. Вы понимаете, что какой-то из процессов (а может быть и не один) дает сбой, но не можете определить какой именно.
  • может также возникнуть ситуация, когда вы точно знаете, какой именно процесс является слабым местом вашего бизнеса. Однако, у вас нет идей относительно того, как исправить положение, и вам очень нужно надежное плечо, тот на кого можно опереться и доверить поиск решений; либо такие идеи у вас есть, но вам нужен исполнитель, который все проверит и воплотит их в жизнь качественно и в разумные сроки.
  • возможно, вы расширяете свой бизнес, и компания переживает переходный период: увеличивается объем работы, расширяется штат сотрудников, растет линейка продуктов и/или услуг. Использовавшиеся вами до этого процессы устраивают вас по сути, но просто уже не справляются с такими потоками и объемами. И вам нужно оперативно определить, как их можно оптимизировать.

 

 

КАК ПРОИСХОДИТ АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

  • прежде всего, изучаем предмет аудита, т.е. используемые бизнес-процессы
  • собираем общую информацию о компании: на чем специализируется, какие продукты и/или услуги предлагает, сколько сотрудников, какие имеются внутренние документы и процедуры, насколько эффективно они используются на практике;
  • изучаем инструкции, документацию, отчеты по прибылям и убыткам и т.д., чтобы  вникнуть в текущую стратегию и не просто отладить процессы, а найти конкретные рычаги повышения эффективности и прибыльности;

Например:

Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда наши клиенты тратят слишком много денег на хостинг, причем не всегда обоснованно. Мы поможем понять, какие траты лишние, и объясним как их избежать.

  • проводим интервью и брейн-штормы с сотрудниками, чтобы выяснить, какие имеются проблемы, всем ли известно об их существовании, как организована работа с проблемами;
  • проверяем наличие жалоб от клиентов;
  • если процессы стабильные и отлаженные, проверяем работу в нештатных ситуациях (моделируем ситуации, когда сотрудникам нужно действовать не по стандартной схеме).
  • анализируем собранную информацию и определяем слабые места в рамках таких процессов
  • основываясь на полученной документации и данных, выстраиваем диаграммы, чтобы понять, существует ли определенная система, или процесс протекает хаотично;
  • анализируем, насколько процессы зависят от людей, их выполняющих: происходит ли передача опыта и знаний (например, когда сотрудник увольняется: передает ли он информацию, кому и в какой форме);
  • определяем процессы, которые плохо организованы, на которые уходит много времени, или в которых задействовано намного больше людей, чем требуется на самом деле;
  • анализируем такие процессы и выделяем слабые места.
  • предлагаем варианты по укреплению слабых мест (оптимизации и автоматизации процессов)
  • определив слабые места, мы продумываем возможные варианты их укрепления за счет автоматизации или за счет изменения подхода к управлению;
  • расставляем приоритеты: на какие процессы следует обратить более пристальное внимание уже сейчас, а какие можно иметь в виду на перспективу;
  • составляем подробный отчет об аудите бизнес-процессов по полученным результатам с описанием предлагаемых вариантов оптимизации и автоматизации.

 

 

ЧТО ПОЛУЧАЕТЕ ВЫ В РЕЗУЛЬТАТЕ АУДИТА?

После того, как проверка будет завершен, вам предоставляется подробный отчет по результатам аудита бизнес-процессов, в котором отражается следующее:

  • перечень слабых мест в рамках процессов;
  • рекомендации относительно того, как можно улучшить ситуацию посредством оптимизации и/или автоматизации;
  • оценка рисков для используемых процессов.

 

 

КАК ПРИМЕНИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА НА ПРАКТИКЕ?

В теории все звучит достаточно сухо, и вам, наверняка, хочется понять, какую же практическую ценность имеет вся эта процедура.

Не будем утомлять вас долгими рассуждениями, просто приведем несколько примеров.

 

 

ПРИМЕР 1:

case 1 audit

 

Ситуация: существует IT компания. Подбор соискателей на различные должности никогда не был ее основной деятельностью, просто отдел кадров искал кандидатов на вакансии компании. Но в какой-то момент бизнес начал расширяться, штат вырос, и, соответственно, повысились требования к отделу подбора персонала.

В этот период и назрела проблема: вырос объем запросов на поиск кандидатов, отдел расширился, и процесс стал очень нестабильным и непрозрачным (доходило до того, что сотрудники отдела вызывали на собеседование одних и тех же кандидатов, а данные просто терялись). В результате эффективность и скорость найма скатились на очень низкий уровень, и что не менее важно, страдала репутация компании.

В этот момент компания приняла решение провести аудит бизнес-процессов, чтобы определить, как можно оптимизировать работу отдела.

 

Результат проверки: после проверки выяснилось, что текущий процесс происходит следующим образом:

  • сотрудники отдела пользуются отдельной базой соискателей (таблица в формате excel), а воронка кандидатов находится в CRM. Соответственно, при поиске кандидата на определенную вакансию, перенос нужных кандидатов из базы в воронку производится вручную;
  • чтобы проверить информацию по кандидату, все ссылки на профили в социальных и/или профессиональных сетях также приходится проверять вручную;
  • после работы с кандидатами в воронке, зачастую информацию так и не переносят в базу (не успевают, забывают). Соответственно, база теряет актуальность, и с ней сложно работать дальше.

 

Вывод: самое проблемное узкое место в этом процессе – это актуализация базы кандидатов. Применяемый инструмент воронки удобно использовать для текущей работы с вакансией, но отсутствует инструмент, который позволял бы соединить и воронку, и базу кандидатов, а также обеспечивал бы их автоматическую синхронизацию.

 

Предложенное решение: разработать соответствующий скрипт/плагин. Такой инструмент включает в себя следующее:

  • общую база кандидатов ( в новую базу автоматически переносится текущая используемая база);
  • удобный поиск кандидатов по базе по нескольким фильтрам и добавление в воронку непосредственно из поиска;
  • вся история работы с кандидатом внутри воронки привязывается к самому кандидату в базе и сохраняется даже после выхода из воронки; сохраняется также история того, кто и когда контактировал и работал с кандидатом;

  • воронка с тем же функционалам, к которому привыкли сотрудники отдела, включая стадии работы с кандидатом и возможность добавлять пометки на любой стадии;
  • расширение на Chrome браузер, которое позволяет по клику на одну кнопку собирать автоматически со страницы соцсети  все данные о кандидате и добавлять его в базу.

 

 

ПРИМЕР 2

case 2 audit

 

 

Ситуация: маркетинговое агентство работает с большим количеством компаний и составляет для них письма для рассылки. Выполнение этой задачи занимает много времени. А так как маркетинговые рассылки чаще всего нацелены на конкретную дату или период, часто возникает риск срыва дедлайнов.

Компания понимает, что проблемы есть, и, возможно, даже имеет представление о том, с чем именно эти проблемы связаны, но не может их локализовать и устранить. То есть текущие проблемы решаются за счет определенных временных мер, но нет никакого кардинального решения.

 

Результат проверки: после проверки выяснилось, что особенно много времени уходит на создание дизайна и верстку шаблонов писем. Процесс протекает так:

  • первым в работу включается дизайнер, который объединяет и согласовывает по стилю блоки, составляющие письмо;
  • затем письмо передается верстальщику, который создает респонсивную html страницу со стилями в соответствии с дизайном;
  • после этого шаблон письма получает маркетолог, который наполняет письмо контентом и переносит в специальный сервис для рассылки.

Как видите, процедура не такая уж простая сама по себе. А если еще учесть человеческий фактор и добавить сюда время на внесение всевозможных изменений в процессе работы, то неудивительно, что команде не всегда удается уложиться в сроки.

 

Вывод: проблема заключается в том, что для создания письма задействовано много людей. Хотя та работа, которую они делают, не всегда носит уникальный характер (письма оформляются в соответствии с корпоративным стандартом и имеют примерно схожую структуру), получается, что драгоценное время тратится на выполнение задачи каждым из участников цепочки, на коммуникацию между людьми, на исправление верстки, если что-то сделано не так, как хотели маркетологи.

 

Предложенное решение: автоматизировать этот процесс и разработать инструмент, который позволит самому маркетологу (человеку, не знакомому с версткой) создавать готовые шаблоны писем быстро и легко в визуальном редакторе. В самом инструменте уже заранее заложено, что эти шаблоны отвечают всем требованиям (респонсивность, требования браузеров). В качестве бонуса эта же система может делать и рассылки, чтобы не нужно было переносить шаблон в другой сервис, как MailChimp.

Почему в данном случае не были использованы сторонние готовые инструменты? Потому что они не предполагают разграничение по компаниям, с которыми работают маркетологи, и по правам доступа для сотрудников маркетинговой компании, которые работают с той или иной компанией.

 

 

ПРИМЕР 3

case 3 audit

Ситуация: необходимость в проведении аудита возникла у компании, занимающейся подбором и наймом рабочего персонала для строительных объектов. Вопрос появился в связи с тем, что заказчики регулярно выражали недовольство работой компании. При этом у каждого заказчика недовольство проявлялось по-разному: кто-то был недоволен качеством работы, кому-то не нравилось отношение к работе, кто-то негодовал по поводу постоянного срыва сроков. Найти точку пересечения этих жалоб за счет внутренних ресурсов компании не удавалось. Соответственно, не удавалось и найти решение.

 

Результат проверки: по результатам бесед с заказчиками и проверок стало понятно, что стройка идет медленно, потому что многие рабочие просто не выходят на работу, опаздывают и часто отлучаются.

 

Вывод: компании нужен инструмент, который поможет контролировать присутствие рабочих на рабочей площадке, исключая при этом человеческий фактор.

 

Предложенное решение: создать приложение для контроля присутствия на рабочем месте. Решение предполагает использование устройства BEACON, которое имеет ограниченный радиус, и постоянно выполняет сканирование в пределах этого радиуса, обмениваясь информацией с другими устройствами через Bluetooth.

А дальше все просто – на рабочем месте кладут устройство BEACON, а у сотрудника на мобильном устройстве устанавливают приложение. Когда сотрудник входит в радиус действия устройства, включается счетчик рабочего времени. Соответственно, оплата производится по факту рабочего времени.

 

 

Как видите, в этих ситуациях благодаря вовремя проведенному аудиту, было найдено и предложено практичное и рациональное решение. Хотите, чтобы ваша история тоже вошла в список историй со счастливым продолжением? Тогда свяжитесь с Umbrella прямо сейчас – мы все проверим, найдем решение и поможем его реализовать!

 

Фото: Shutterstock.com

 

 


Ещё

  • CEO компании Umbrella на Agile Days 2018: рецепт эффективного и контролируемого роста команд разработчиков
    CEO компании Umbrella на Agile Days 2018: рецепт эффективного и контролируемого роста команд разработчиков
      22-23 марта в московском Центре Международной Торговли прошла 12-я глобальная конференция по гибкому управлению процессами Ag;)le Days 2018. Одним из спикеров конференции стал основатель и CEO компании Umbrella Станислав Мешков. Мы попросили Стаса рассказать немного о том, как это было. Интервьюер: Привет, Стас! На конференции Ag;)le Days 2018 ты выступал с докладом: “Разработка: увеличь компанию, …
  • IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 2
    IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 2
      В стремлении стать одним из сильнейших лидеров в IT-индустрии, немаловажно обладать рядом определённых качеств, развивая которые вы сможете построить собственную империю. В предыдущей статье вы узнали несколько историй успеха величайших деятелей IT-индустрии, у которых есть, чему поучиться. Сегодня мы расскажем вам о том, что помогает Александру Македонскому нашего времени осваивать новые ниши рынка, и как …
  • IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 1
    IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 1
      Стремитесь завоевать весь мир? Отлично! Вы почти обречены на успех. Как насчёт анализа кирпичиков того победного фундамента, что был заложен в великих и известных всему миру достижениях? Во все времена главной движущей силой была целеустремлённость. Однако чтобы построить могущественную державу, необходимо обладать ещё и рядом определённых качеств – развивая их, вы сможете повторить успех ваших …