У вас отключен JavaScript
Для пользования сайтом, необходимо, чтобы JavaScript был включен. Посмотреть как включить, выберите свой браузер:

Знакомьтесь, идеальный менеджер проекта или пять слагаемых успеха

 

Как понять, что это именно он? Тот менеджер, который сумеет привести ваш проект к успеху?

Если этот вопрос действительно жизненно важен для вас, вы, наверняка, уже перечитали десятки умных книг о том, как добиться максимальной эффективности на проекте (в любой сфере). Да еще и не пожалели времени и средств на посещение мастер-классов и тренингов.

Но получается, что интересных идей и концепций предлагается много, а по факту и заказчики, и команда часто сталкиваются с тем, что сроки срываются, требования не выполняются, а рамки бюджета приходится расширять, а иногда и не один раз.

Согласно результатам исследования PMI (института управления проектами), опубликованным в отчете 2017 Pulse of the Profession,  только в 69% случаев проекты были завершены с выполнением исходных целей (сравните: в 2016г. этот показатель составлял 62%). А уложиться в рамки бюджета смогли только 57% проектов (по сравнению с 53% в 2016г).

На наш взгляд уровень невыполнения целей (31%) и выхода за рамки бюджета (43%) достаточно высок, но определенный оптимизм внушает то, что процент успешной реализации проектов вырос по сравнению с 2016г.

Мы в Umbrella считаем, что успех проекта на 80% зависит от эффективного менеджмента, а, соответственно, от компетентности и скилов менеджера проекта (PM).

Согласно данным исследования, опубликованного Wellingtone, самой большой проблемой в управлении проектом респонденты назвали “плохо подготовленных менеджеров проектов” (более 30%).

graph (pm)

Источник: The State of Project Management 2017 Survey by Wellingtone Project Management and the APM PMO SIG

 

КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ ХОРОШИЙ МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА, КОТОРОМУ МОЖНО СМЕЛО ДОВЕРИТЬ СВОЕ ДЕТИЩЕ?

Давайте разбираться вместе.

 

competence (pm)

 

1. КОМПЕТЕНТНОСТЬ

Начнем с самого очевидного: чтобы руководить профессиональной командой, PM должен понимать, о чем идет речь. И не просто понимать, а уметь отвечать на основные вопросы и задавать вопросы команде, знать логику процессов, постоянно вникать в технические детали работы над тем или иным проектом.

В противном случае:

  • сам PM будет чувствовать неуверенность в процессе общения как с клиентом, так и с командой, потому что ему не будет хватать предметных знаний по проекту;
  • без достаточной технической базы РМ не сможет правильно оценить сроки, объемы работ, правильность принимаемых решений, их последствия;
  • клиент не будет до конца доверять PMу, как ответственному лицу, опасаясь тех рисков, которые связаны с техническими вопросами и находятся вне компетенции PM;
  • команда не будет воспринимать PM как лицо, способное принимать решения по техническим вопросам, и будет критически относиться к его указаниям.

НО:

Помимо технической базы, PM нуждается в  коммуникативные навыки, навыки планирования, управления рисками и проблемами, а также организации командной работы.

Проще говоря, не каждый хороший технический специалист может стать PM, но каждый PM должен быть техническим специалистом.

 

communication skills (pm)

 

2. КОММУНИКАТИВНЫЕ НАВЫКИ

Итак, у нас есть технически компетентный менеджер проекта.

В процессе работы он будет находиться в точке пересечения всех жизненно важных каналов коммуникации на проекте: взаимоотношения клиента с командой, общение внутри команды, передача требований и инструкций от клиента команде и вопросов и уточнений от команды клиенту и т.д. Поэтому каждое его решение или действие отражается на всех участниках проекта.

С одной стороны, это большая ответственность, с которой могут справиться далеко не все. С другой стороны, у грамотного и опытного PMа есть большое количество рычагов и инструментов, которые можно использовать для эффективной реализации проекта.

PM должен уметь:

  • общаться, находить общий язык со всеми;
  • грамотно говорить и писать, уметь четко формулировать мысли и доступно объяснять;
  • слушать и слышать как команду, так и заказчика (PMу очень пригодится эмпатия);
  • выделить и сформулировать ту информацию, которую необходимо сообщить заказчику;
  • правильно подать информацию, даже негативно окрашенную; не бояться своевременно сообщать негативные новости, а не тянуть до последнего момента и предлагать решение.

НО:

Компетентности и умения наладить коммуникацию зачастую бывает недостаточно. Хороший PM должен обладать критическим и стратегическим мышлением и иметь определенные навыки планирования. Иначе любая проблема будет неожиданной, а любое отклонение от сроков, объема работ или бюджета может стать серьезным испытанием как для самого PM, так и для всей команды, а в конечном итоге добавит седых волос и клиенту.

 

strategic and critical perception (pm)

 

3. СТРАТЕГИЧЕСКОЕ МЫШЛЕНИЕ И КРИТИЧНОСТЬ ВОСПРИЯТИЯ

Такое случается: технически грамотный менеджер проекта, который сумел наладить отличные взаимоотношения с командой и от которого без ума заказчик, может растеряться при возникновении неожиданных проблем. В итоге задача не выполнена вовремя, заказчик разочарован, и дальше работа над проектом продолжается уже совсем в другой атмосфере.

Хороший PM тем и хорош, что в большинстве случаев может предвидеть нештатные ситуации, а даже если и не предвидит, умеет вовремя взять себя в руки, успокоиться и принять решение, а потом подготовить и команду, и заказчика к такой ситуации, предложив свой выход.

Что для этого нужно?

Стратегическое мышление: умение видеть всю ситуацию в целом и планировать действия таким образом, чтобы были достигнуты поставленные цели. При этом хороший PM всегда держит руку на пульсе событий и сохраняет бдительность.

Если есть риск не уложиться в сроки, хороший РМ увидит это на ранних этапах и непременно сообщит об этом заказчику. Ему не нужно тянуть до последнего, так как у него всегда готов запасной план.

Критическое мышление: умение ставить под сомнение суждения (даже собственные), анализировать и соответствующим образом применять результат по отношению к имеющейся ситуации.

Хороший РМ необязательно всегда соглашается с командой, а критически оценивает и время, необходимое для выполнения задач, и каждую идею.

То же самое относится и к заказчику. Если, например, заказчик настаивает на использовании для разработки определенных технологий (Node.js, Angular и т.д.), PM будет пытаться понять первопричину таких требований. Вполне вероятно, что оценив ситуацию с точки зрения своего опыта и проконсультировавшись с командой, он сможет отсечь ненужные и трудоемкие задачи, и предложить стейкхолдерам свое видение того, как лучше достичь цели.

НО:

Каким бы отличным стратегом ни был PM, ему не удастся реализовать свои планы в отрыве от команды и заказчика. В рамках одного проекта все задействованные стороны должны взаимодействовать, а задача PM как раз и заключается в организации и поддержке такого взаимодействия.

 

team work skills (pm)

 

4. НАВЫКИ КОМАНДНОЙ РАБОТЫ

Знаете, что часто мешает стать эффективным PM?

Желание быть хорошим для команды или клиента (или для всех).   PM не должен пытаться всем понравиться, он должен быть лидером, объективным и справедливым в отношении всех участников проекта. Первостепенная его цель должна заключаться в том, чтобы всем вместе успешно запустить проект.

 

Мы знаем, что у идеального PM, которого мы описываем, есть для этого все основные качества. Однако для того, чтобы успешно двигаться к завершению проекта, не хватает еще нескольких факторов. И они касаются командной работы. Причем команда в данном случае включает в себя не только разработчиков, дизайнеров, верстальщиков и тестировщиков, но и заказчика.

 

Вовлеченность заказчика в процесс разработки проекта существенно увеличивает шансы проекта на успешное завершение.

Задумайтесь, по каким причинам вы могли бы отказываться вдаваться в обсуждение подробностей вашего проекта с исполнителем?

  • Когда проект вам совсем не нужен, и вы просто не хотите терять время, или
  • когда проект важен, но вы не совсем тот человек, с которым его нужно обсуждать (это означает, что есть другие стейкхолдеры, общение с которыми было бы гораздо полезнее для команды).

И в том и в другом случае ситуация для проекта складывается не самая благоприятная, и PM должен это понять и своевременно прояснить этот вопрос.

Общение с хорошим PM всегда будет включать в себя регулярные отчеты, вопросы, фидбэки.

Отчеты хорошего PM будут вызывать у вас желание ответить или задать вопрос, потому что в хорошем отчете:

  • не будет никаких формальных отписок и сухих стандартных формулировок;
  • РМ будет напоминать вам об отпусках и нерабочих днях или изменениях в графике работ;
  • РМ будет заранее рассказывать вам о том, что запланировано и о предстоящих важных событиях, чтобы синхронизировать планы команды и заказчика;

Например:

Если из-за нескольких нерабочих дней, которые были согласованы заранее, отчет будет выглядеть неубедительным, для вас будет полезной информация типа: “На этой неделе работали парт тайм, были выходные, о которых мы предупреждали“. И вы уже не будете думать, что команда за неделю сделала лишь небольшой объем работы, и будете знать, каких результатов ждать.

Это не чрезвычайная ситуация, а обычный рабочий момент: но если РМ не умеет правильно организовать обмен информацией, она может перерасти во взаимное недовольство и негативное восприятие.

  • все определения и описания будут понятными и однозначными. Хороший РМ всегда уточнит те формулировки, которые могут толковаться по-разному. Точно также он будет уточнять у вас ваши указания и пожелания, чтобы корректно донести смысл до команды.

Например:

Если вам напишут в отчете “Функция готова”, вы можете воспринять эту информацию по-своему, совсем не обязательно вкладывая тот же смысл, что и PM.

Но если вы прочитаете:  “ Функцию сделали, мы ее сейчас тестируем на сервере development, и через день отдадим вам на тесты” или “Функцию сделали, но хотели бы чтобы вы посмотрели ее в текущем состоянии, чтобы убедиться в правильности бизнес логики”, вам будет понятно, что и в какой последовательности делает команда.

Хороший РМ это тот человек, который делает проект предсказуемым за счет того, что процесс управляем, ясен и прозрачен для всех участников.

То есть по сути PM обеспечивает для заказчика предсказуемость и стабильность. А не этого ли так не хватает многим проектам?

НО:

Идеальный проект – это миф. Всегда могут случиться непредвиденные обстоятельства, возникнуть проблемы или человеческий фактор может привести к таким сложностям, которые не сумеет предвидеть даже самый опытный PM. Поэтому еще одно качество, которое особенно важно для хорошего PM, это отсутствие страха перед проблемами и умение сконцентрироваться в критической ситуации и найти оптимальный выход.

 

ability to handle challenges (pm)

 

5. УМЕНИЕ СПРАВЛЯТЬСЯ С КРИТИЧЕСКИМИ СИТУАЦИЯМИ

Хороший PM не боится критических ситуаций, а даже если и испытывает опасения или сомнения, то понимает, что все можно решить: поговорив, предупредив, продумав альтернативу.

Если возникла проблема в ведении проекта, наш идеальный PM не будет отделять себя от заказчика и команды. Сначала будет найдено решение, а потом уж будет выясняться, в чем причина и кто виноват.

Например:

По тем или иным причинам (об этом история умалчивает) разработка продукта задерживается на два месяца. PM не скрывает того, что такая проблема существует и сообщает вам об этом.

Что вы чувствуете?

Панику? Злость? В голове, наверняка, одна за другой проносятся идеи: нужно искать другую команду, или нужно добавить еще разработчиков. Но принимать решения в таком состоянии нецелесообразно и вряд ли это даст эффективный результат.

Как поступает наш идеальный PM?

Он не станет оставлять вас один на один с плохой новостью. И уж тем более не будет занимать оборонительную позицию. Самый разумный выход в этой ситуации: найти рациональное решение, и всем вместе работать на его реализацию.

“Нам нужно сдвинуть сроки на 4 недели. Мы можем убрать часть не самых критичных функций и запуститься без них. А потом мы займемся их доработкой. За это время продуктом начнут пользоваться, и после запуска новых функций пользователи обязательно заметят, что приложение все время улучшается. Как тебе идея? Если это звучит разумно, я подготовлю детальный план. Проверим, какие функции нам не нужны для запуска, исключим их пока и посмотрим, сколько времени мы экономим“.

В итоге: буря в вашей голове потихоньку успокаивается, вы видите маяк, к которому нужно двигаться и понимаете, что двигаетесь туда не в одиночку. Работа продолжается в нормальном темпе, качество продукта не страдает, сроки сдвигаются, но с минимальными потерями.

А главное, вы начинаете доверять PM и команде. Это ли не идеальный случай?

 

perfect pm (pm)

ИДЕАЛЬНЫЙ PM: МИФ ИЛИ РЕАЛЬНОСТЬ?

Теперь вы сами можете ответить на это вопрос. Идеальный PM обладает следующими качествами:

  • технически подкован и хорошо понимает, чем именно занимается его команда;
  • обладает коммуникативными навыками, которые помогают ему наладить контакт со всеми участниками процесса. Независимо от тонкостей душевной организации разработчиков и от искренних переживаний клиента по поводу судьбы своего продукта;
  • умеет мыслить стратегически, обладает навыками планирования и критично подходит к решениям, принимаемым в рамках проекта;
  • умеет организовать командную работу, обеспечить вовлеченность и информированность всех сторон;
  • не боится проблем, способен трезво мыслить в критических ситуациях и находить оптимальные решения.

 

Как видите, задача сложная, но не невыполнимая. И мы не сомневаемся, что идеальный PM существует, хотя и представляет собой редкий вид. Нам повезло: PM-ы нашей команды точно знают, что нужно для того, чтобы быть лучшими менеджерами проектов. Хотите убедиться – свяжитесь с Umbrella прямо сейчас!


Ещё

  • CEO компании Umbrella на Agile Days 2018: рецепт эффективного и контролируемого роста команд разработчиков
    CEO компании Umbrella на Agile Days 2018: рецепт эффективного и контролируемого роста команд разработчиков
      22-23 марта в московском Центре Международной Торговли прошла 12-я глобальная конференция по гибкому управлению процессами Ag;)le Days 2018. Одним из спикеров конференции стал основатель и CEO компании Umbrella Станислав Мешков. Мы попросили Стаса рассказать немного о том, как это было. Интервьюер: Привет, Стас! На конференции Ag;)le Days 2018 ты выступал с докладом: “Разработка: увеличь компанию, …
  • IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 2
    IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 2
      В стремлении стать одним из сильнейших лидеров в IT-индустрии, немаловажно обладать рядом определённых качеств, развивая которые вы сможете построить собственную империю. В предыдущей статье вы узнали несколько историй успеха величайших деятелей IT-индустрии, у которых есть, чему поучиться. Сегодня мы расскажем вам о том, что помогает Александру Македонскому нашего времени осваивать новые ниши рынка, и как …
  • IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 1
    IT Лидеры и правители из прошлого: удивительные параллели успеха, которые вы могли не заметить. Часть 1
      Стремитесь завоевать весь мир? Отлично! Вы почти обречены на успех. Как насчёт анализа кирпичиков того победного фундамента, что был заложен в великих и известных всему миру достижениях? Во все времена главной движущей силой была целеустремлённость. Однако чтобы построить могущественную державу, необходимо обладать ещё и рядом определённых качеств – развивая их, вы сможете повторить успех ваших …